Czynnością poprzedzającą sporządzenie przez notariusza aktu poświadczenia dziedziczenia, jest spisanie (przy wszystkich spadkobiercach) tak zwanego protokołu dziedziczenia.

Obowiązkiem obecnych przy tej czynności spadkobierców, jest ujawnienie wszelkich okoliczności, mających związek z daną sprawą. Informacje te zostaną umieszczone we wspomnianym protokole, który tym samym będzie podstawą do przyznania spadku (bądź jego części) wybranym osobom.

Najważniejsze informacje, zawarte w protokole dziedziczenia, to:

• przedstawione przez osoby biorące udział w sporządzaniu protokołu żądanie, poświadczające dziedziczenie spadku, będącego materią w postępowaniu,
• dokumentacja, z której wynika, czy istnieją (bądź nie istnieją) osoby, które mogłyby wpłynąć na zmianę sposobu dziedziczenia danego przedmiotu spadku,
• oświadczenie spadkobierców i osób bliskich zmarłemu, potwierdzające, lub zaprzeczające istnieniu testamentów, sporządzonych przez osobę zmarłą,
• oświadczenie, że wobec danego spadku, nie zostało wcześniej sporządzone poświadczenie dziedziczenia, ani też, że spadek ten nie był wcześniej przez nikogo nabyty,
• dokumentacja, poświadczająca ewentualne istnienie w masie spadkowej gospodarstwa rolnego a także innych osób, które miałyby do niego prawo,
• oświadczenie o narodowości zmarłego (jeśli jej inna, niż polska) a także o składnikach spadku, które mogłyby się znajdować poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej,
• oświadczenie o braku jakichkolwiek innych postępowań spadkowych, przeprowadzanych przez cudzoziemców, względem nieruchomości leżących na terenie Rzeczpospolitej Polskiej.

Dodatkowo, w wyżej wymienionym dokumencie, notariusz musi udokumentować fakt pouczenia osób biorących udział w procedurze o skutkach zatajenia istotnych z punktu widzenia sprawy faktów.

Protokół dziedziczenia a czas otwarcia spadku

Jeżeli okres pomiędzy datą otwarcia spadku a datą sporządzania ewentualnego protokołu jest krótszy, aniżeli 6 miesięcy, do dokumentu należy dołączyć oświadczenia spadkobierców o odrzuceniu, przyjęciu z dobrodziejstwem inwentarza, bądź przyjęciu prostym spadku. Jeśli takie oświadczenie zostało przedstawione notariuszowi wcześniej, w protokole powinna pojawić się informacja o dacie, treści oświadczeń i miejscu, w którym do tego doszło.

Dopiero po zawarciu tych wszystkich informacji protokół dziedziczenia może być przekazany do dalszych czynności prawnych.