Chociaż najczęściej dowodami w toczących się postępowaniach administracyjnych czy sądowych są oryginały dokumentów, to zdarzają się przypadki, że wystarczy posłużenie się kopiami ważnych pism czy umów. Muszą to być jednak właściwie uwierzytelnione kopie.

Kiedy konieczne jest poświadczenie zgodności dokumentu z oryginałem?

W wielu przypadkach możliwe jest samodzielne poświadczanie dokumentów za zgodność z oryginałem. Dotyczy to dokumentów firmowych typu zaświadczenia z ZUS, US czy z KRD czy referencje. Nie obejmuje to jednak dokumentów, które muszą zostać złożone w oryginalne typu pełnomocnictwo czy zobowiązanie podmiotu trzeciego do udostępnienia zasobów. Podobnie jest w przypadku dokumentów dotyczących wspólnego ubiegania się z wykonawcą o udzielenie zamówienia oraz tych dotyczących podmiotu trzeciego udostępniającego swoje zasoby.

Jako, że oryginał dokumentu jest tylko jeden, to przedłożenie go spowodowałoby, że w przyszłości niemożliwe byłoby udowodnienie zawartej transakcji czy dokonanej zapłaty. W związku z tym konieczne jest posługiwanie się kopiami zamiast oryginałów dokumentów. W celu dostarczenia pełnowartościowego dokumentu do sądu czy organu administracyjnego, można uwierzytelnić kopię określonego dokumentu. W ten sposób możliwe jest uzyskanie potwierdzenia pełnej zgodności owej kopii z oryginałem.

Jak poświadczyć zgodność dokumentu z oryginałem?

Popularną i pewną formą uwierzytelnienia jest notarialne poświadczenie podpisu dokumentu. W tym celu należy udać się do kancelarii notarialnej. Innym sposobem na uzyskanie poświadczenia zgodności dokumentu z oryginałem jest dokonanie go przez organy administracyjne. Podobnie jest w przypadku pełnomocnika strony – adwokata, radcy prawnego, rzecznika patentowego czy radcy Prokuratorii Generalnej Skarbu Państwa.

Jaki jest koszt usługi związanej z poświadczeniem zgodności odpisu lub wyciągu z okazanym dokumentem?

Notariusz za poświadczenie zgodności odpisu z okazanym dokumentem może pobrać co najwyżej sześć złotych plus podatek VAT w wysokości 23%. Cena ta dotyczy pojedynczej strony z oryginalnego dokumentu.